La rivoluzione si chiama “manuale di gestione”.

Sia per chi già  l’aveva già adottato nel 2005 con l’obbligo di utilizzare lo strumento elettronico al protocollo, adesso dovrà correre e far le cose per bene.

Per chi non lo ha mai redatto dovrà, entro l’11 Ottobre 2015 redigere il manuale.

Come fare il manuale di gestione del protocollo informatico  allora ?

Di seguito ecco cosa deve contenere il manuale.

( Ecco  un elenco  SEMPLIFICATO )

  1. La dichiarazione dell’eliminazione dei protocolli di settore (solo per quelli che ancora li utilizzano .
  2. Redigere una sezione  dove dichiara cosa, come, conservo, e tratto i documenti.
  3. Descrivere la procedura software ( lo strumento ) in che modo, veicola le informazioni dal protocolla ai vari uffici interni ed esterni.
  4. Scheda riassuntiva contente le informazioni nascoste (metadati)  o in altre parole che “etichettano” i documenti elettronici.
  5. la descrizione del flusso ( del percorso ) di lavorazione dei documenti ricevuti.
  6. L’indicazione delle regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti,
  7. Documento che descrive e indica la le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici.
  8. L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare.
  9. Il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;
  10. Descrivere le modalità’ di conservazione del registro di protocollo.
  11. Descrivere con quali sistemi sono garantite le registrazioni senza che si possano “modificare” i dati.
  12. La descrizione puntuale del “sistema di protocollo informatico” e gestione informatica dei documenti, con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;
  13. Modalità di accesso, profili, genenazione di password, tempi di scadenza e modalità di generazione nuovi utenti.

Ho cercato di semplificare più possibile, ma la questione è abbastanza spinosa…

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Marco La Diega

Esperto, appassionato e consulente per gli Enti Pubblici. Blogger e Podcaster - Laureato in Scienze Aziendali indirizzo informatica applicata presso Università Svizzera.

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