IL PROTOCOLLO ALL’EPOCA DEI BIT

[Tratto dal libro The Switcher]

L’informatizzazione degli Enti Pubblici inizia già negli anni 80’ con la contabilità finanziaria. Nei Comuni si trovano ormai, oltre alle banche dati anagrafiche, anche i complicatissimi dati tributari e catastali da gestire.

Ma, a mio avviso, nel processo di trasformazione dalla carta al bit, il primo passo importante è stato a Gennaio 2005 quando, per applicazione di una norma, la 445 del 2000 e altre direttive, il librone dove venivano segnati l’oggetto e il numero progressivo dei documenti in entrata e in uscita viene informatizzato.

E dal 2005 ad ora il legislatore non ha fatto altro che parlare continuamente o meglio normare questo famoso protocollo informatico, disciplinato negli ultimi tempi da addirittura 4 DPCM.

Ma che cos’è veramente questo protocollo informatico e perché è così importante non viene detto in maniera chiara.
Io oggi voglio veramente scavare in fondo alla faccenda.

Il protocollo informatico è senza dubbio stato la prima pietra per la digitalizzazione della documentazione informatica.
Partiamo dal nome “protocollo”. Io spesso nei miei corsi faccio questa domanda.

“Qual è l’etimologia di protocollo?”

Certo, io non un esperto di linguistica classica, ma, in seguito a delle ricerche che ho potuto fare sul web (ormai internet può aiutare chiunque!), “protocollo” deriva dal greco protos, che significa “primo”, e kolla, letteralmente “colla”, in riferimento all’adesivo riportante il nome del legislatore in carica e l’anno, che veniva posto in alto in un papiro, per dargli significato giuridico.

In poche parole protocollo era ed è “ciò che sta scritto in alto”. E, se riflettiamo un attimo nel registro di protocollo, il protocollante registra il numero progressivo e ciò che sta scritto in alto in un documento.

E cosa sta scritto in alto? L’oggetto, il destinatario, la data. Ecco le informazioni principali che identificano univocamente il documento soprattutto ai fini giuridici.

Se però riflettiamo ancora un attimo, da quando esiste il protocollo informatico, lo strumento digitale non acquisisce solo ciò che sta scritto in alto, ma tutto il documento completo.

Non è più una semplice registrazione: all’interno del protocollo si crea una vera e propria banca dati documentale informatica.

Infatti ciò che molti non sanno è che quasi tutti i software di protocollo informatico realizzati per gli Enti Pubblici hanno la funzione di gestione documentale. Come anticipato, ciò significa che non solo registra il protocollo che arriva, ma memorizza anche il documento stesso con la possibilità, secondo norma, che tutti i documenti digitali in arrivo generano una pratica, una cartella, un fascicolo.

Dunque ad ogni documento che arriva in automatico è possibile su scelta dell’operatore aprire e anzi sarebbe obbligatorio farlo un fascicolo dove poterlo inserire.

Il problema che oggi abbiamo purtroppo è il seguente.

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Abbiamo abilità nel gestire le “carpette” di cartoncino dove mettere il documento, ma spesso non siamo in grado di creare dei fascicoli elettronici dentro un sistema a norma, che garantisca la sicurezza dei dati, dove c’è una catalogazione, una selezione secondo un prontuario, secondo un modulario, ovvero un formulario di catalogazione dei documenti che arrivano o che escono.

Ecco perché il legislatore cerca di normare il protocollo informatico, il quale è uno degli strumenti principe del processo di digitalizzazione nell’Ente Pubblico.

Sì, lo so, risulto ridondante, ma è soltanto perché ho a cuore che questo concetto resti.

Non risulterà nuovo a te, lettore, neppure il problema della promiscuità tra carta e digitale nella gestione documentale.

Quello che pochi sanno è, invece, che il protocollo informatico potrebbe essere lo snodo principale per dare il via alla vera digitalizzazione e risolvere questo problema.

Immagino un ufficio con degli scanner e la possibilità di trasformare subito il documento cartaceo che arriva in un documento amministrativo come copia per immagine.

Così, piuttosto che la classica fotocopia, all’interno dell’ente ci sarebbero dei flussi documentali attraverso la posta elettronica interna.

Certo, sarà comunque necessario, come è stato sempre fatto, lasciare custoditi in conservazione gli originali di carta.

Ma ciò che arriva in formato digitale non verrà fatto stampare, ma veicolare in originale nelle varie postazioni di lavoro sempre attraverso la rete.

Così potrebbe sparire la carta che viaggia da ufficio a ufficio, i messi interni che portano le carpette da un punto all’altro. E qualora il dirigente avesse bisogno di una copia originale, la richiederebbe in archivio.

Il tutto comporta ovviamente una riorganizzazione interna dell’Ente e questi assetti in teoria funzionano.

Dico, in teoria, perché in pratica trovano difficoltà di applicazione. Ma si possono superare e devono essere superati, per evitare gli sprechi di carta e di tempo e perché, come è stato già detto, il documento originale cartaceo non è replicabile in originale, ma soltanto in copie conformi, mentre il documento digitale originale è replicabile in altri originali.

Quindi concludendo perché ti ho raccontato ciò e perché abbiamo fatto questo approfondimento?

Perché in teoria il protocollo informatico non dovrebbe chiamarsi più così. E’ infatti il cuore della documentazione di un Ente, il centro della registrazione dei documenti, anche se spesso non viene percepito in tal modo.

Il mio invito è quello di prendere consapevolezza. Io, operatore amministrativo di un Ente, nella mia postazione di lavoro devo avere la possibilità attraverso il mio sistema informativo comunale di avere accesso, attraverso dei semplici pulsanti, ai fascicoli elettronici. Io devo pretendere questa cosa.

Oggi come oggi, il protocollo informatico non è più un ufficio chiuso in se dove vai per registrare un documento.

Nella nuova gestione, ogni dirigente, ogni funzionario deve avere la possibilità di redigere un documento nativo, agganciarlo al protocollo informatico e metterlo in uscita attraverso il postino elettronico, che è la pec.

Di conseguenza il protocollo informatico è un sistema documentale.

Per questo oggi un protocollo informatico che non è un sistema documentale non è a norma, non è utile o efficace.

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Il protocollo informatico deve permettere e al funzionario e al dirigente di potere aprire un procedimento attraverso una pratica, rintracciare il documento anche cartaceo sotto forma di copia per immagine in pdf, cosicché tutta la parte documentale possa essere gestita anche attraverso il pc.

Non bisogna dimenticare che il primo obbligo del nostro governo è l’invito a gestire le nostre pratiche amministrative secondo il concetto di “FIRST DIGITAL”.

Se io devo fare un procedimento, una lettera, se devo fare un avviso, se devo mandare una nota integrativa e se ho l’opportunità di farlo secondo la modalità informatica o cartacea, io sono obbligato a pensare in digitale.

Se ho il dubbio tra i due percorsi, se io ho due opportunità, io devo scegliere il digitale.

PERCHÉ LA SCELTA DIGITALE
È LA SCELTA INTELLIGENTE.

Certo, io ho parlato del protocollo informatico, ma in verità avrei dovuto citare altri tipi di registrazioni, come il registro delle determine, il registro delle delibere e così via, che non passano dal protocollo, ma devono soggetti ad una giusta gestione documentale.
Ma non voglio risultare nozionistico. L’obiettivo di questo libro non è imbottirvi di informazioni aridi e, per alcuni, noiose, ma farvi comprendere l’importanza della digitalizzazione.
Perciò direi che va bene così.

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