La PEC è un’arma a doppio taglio.

Oggi voglio parlarvi della PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, argomento estremamente attuale se pensiamo che in primavera questo strumento, di cui già dispongono professionisti ed imprese nonché ampliamente utilizzato dalla Pubblica Amministrazione, diverrà obbligatorio anche per i privati e andrà a sostituire le raccomandate cartacee in base al decreto approvato questa settimana dalla Camera.

Innanzitutto voglio spiegarvi cos’è la PEC, visto che molto spesso ancora nella mia attività di consulenza informatica mi viene rivolta questa domanda.

La PEC è un tipo di posta elettronica che tramite la certificazione dell’invio e della consegna permette di dare ad un email il valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. In altre parole si configura come il domicilio elettronico di un ente pubblico o di un azienda.

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Si tratta di uno strumento estremante efficace, dal momento che permette che il contenuto sia firmato digitalmente o addirittura criptato, garantendo così autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità.

Uno scorretto utilizzo presenta però anche dei rischi non indifferenti per il sistema informativo di un’azienda o di un ente pubblico.

Seguimi.

Tra i lati positivi di questo strumento, mi sembra opportuno citarne almeno due, ovvero quello ecologico e quello logistico.

L’utilizzo della PEC permette infatti un risparmio incredibile di carta e di tempo. Piuttosto che perdere nei retorismi, vi racconto una storia.

Un amico, store manager per conto di una prestigiosa azienda, si lamenta di quanto assurdo sia il processo di assunzione per quanto concerne la firma e la registrazione di protocollo dei contratti.

Prima gli viene spedito il documento per email, successivamente lo stampa e lo fa firmare al neoassunto.

Dopodiché lo scannerizza, lo rimanda per email all’Ufficio Risorse Umane e spedisce in concomitanza per posta l’originale alla sede centrale, dove il contratto viene conservato in versione cartacea e poi nuovamente scannerizzato per essere registrato nel protocollato digitale.

Ora, immaginate se piuttosto si facesse ricorso alla PEC e alla firma digitale.

Penso mi abbiate capito. Andiamo avanti.

Ora però voglio spiegarvi per quale motivo è nocivo attivare tante pec in un ente pubblico o in un’azienda.

Uno strumento utilissimo quale la Posta Elettronica Digitale potrebbe così diventare una bomba ad orologeria per il sistema informativo documentale: infatti, se i documenti amministrativi informatici arrivano da più pec, ci sarà molta più difficoltà nella gestione.

Come abbiamo detto, la PEC è il domicilio elettronico, che dovrebbe corrispondere alla sede legale dell’ente. Quello che accade purtroppo, soprattutto nei piccoli comuni d’Italia sotto i 5000 abitanti, che rappresentano il 70/80% della totalità, è che, in parte per inconsapevolezza o per incapacità o ancora in altri casi per negligenza nella gestione, proliferano tantissime pec, una per ogni ufficio e per ogni dirigente.

Mi è capitato di vedere nei siti ufficiali di diversi comuni la pec del protocollo pubblicata insieme a quella personale del sindaco.

Inoltre diverse volte, nel corso della mia attività lavorativa, ho ritrovato lo stesso documento amministrativo protocollato due volte con due date diverse da due PEC differenti, magari dalla pec del sindaco e da quella del protocollo.

Si genera così una duplicazione inutile e pericolosa: il protocollo registra il documento arrivato e allo stesso farà l’Ufficio affari generali o la segreteria particolare del sindaco per conto del primo cittadino. Questo comporta inevitabilmente una promiscuità, una difformità tra data di arrivo e data di deposito e, di conseguenza, una maldestra gestione di tutto il comparto documentale dell’ente.

Penso di essere stato abbastanza chiaro, ma lo ribadisco, rischiando persino di risultare ridondante.

Limitare il più possibilità le PEC è fondamentale. All’unicità e univocità del domicilio fisico, che è composto da via, numero civico, codice di avviamento postale, città, provincia e via dicendo, deve corrispondere un solo domicilio elettronico.

Faccio una precisazione che ritengo fondamentale.

Viene da sé che ci sono situazioni particolari nelle quali è accettabile, se non addirittura necessaria l’esistenza di una pec differenziata.

Per esempio, nell’ambito della Pubblica Amministrazione, vale la pena citare la Polizia Municipale, che potrebbe ricevere delle informazioni riservate in relazione ad una determinata indagine.

O ancora i documenti che arrivano allo Sportello Unico per le Attività Produttive, che è stato creato proprio per snellire i rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini nella creazione di imprese.

Per il resto invece, il sistema informativo che è in uso dovrebbe agganciare in automatico tutta la documentazione che arriva sotto forma elettronica e sincronizzare una registrazione di protocollo automatica o semiautomatica. E’ inutile dire che questo spesso non si fa.

Spesso arrivano ancora documenti elettronici che vengono stampati, distribuiti nei vari uffici e, solo alla fine, protocollati. La causa è ancora una volta l’incapacità ad utilizzare determinati software o, ancora, la praticità che erroneamente viene attribuita ai vecchi sistemi.

Concludo dicendo che la posta elettronica certificata va utilizzata come domicilio elettronico dell’ente e non come posta elettronica privata.

 

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