Come fare il manuale di gestione del protocollo informatico.

La rivoluzione si chiama “manuale di gestione”.

Sia per chi già  l’aveva già adottato nel 2005 con l’obbligo di utilizzare lo strumento elettronico al protocollo, adesso dovrà correre e far le cose per bene.

Per chi non lo ha mai redatto dovrà, entro l’11 Ottobre 2015 redigere il manuale.

Come fare il manuale di gestione del protocollo informatico  allora ?

Di seguito ecco cosa deve contenere il manuale.

( Ecco  un elenco  SEMPLIFICATO )

  1. La dichiarazione dell’eliminazione dei protocolli di settore (solo per quelli che ancora li utilizzano .
  2. Redigere una sezione  dove dichiara cosa, come, conservo, e tratto i documenti.
  3. Descrivere la procedura software ( lo strumento ) in che modo, veicola le informazioni dal protocolla ai vari uffici interni ed esterni.
  4. Scheda riassuntiva contente le informazioni nascoste (metadati)  o in altre parole che “etichettano” i documenti elettronici.
  5. la descrizione del flusso ( del percorso ) di lavorazione dei documenti ricevuti.
  6. L’indicazione delle regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti,
  7. Documento che descrive e indica la le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici.
  8. L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare.
  9. Il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;
  10. Descrivere le modalità’ di conservazione del registro di protocollo.
  11. Descrivere con quali sistemi sono garantite le registrazioni senza che si possano “modificare” i dati.
  12. La descrizione puntuale del “sistema di protocollo informatico” e gestione informatica dei documenti, con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;
  13. Modalità di accesso, profili, genenazione di password, tempi di scadenza e modalità di generazione nuovi utenti.

Ho cercato di semplificare più possibile, ma la questione è abbastanza spinosa…

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