Passato e futuro si incontrano: Una circolare del Regno D’Italia del 1897 come base per classificare gli archivi documentali.

ASTENGOIn questi ultimi 10 anni sono state fatte alcune indagini riguardanti  l’utilizzo del titolario ovvero piano di
classificazione. Sono stati fatti da alcuni gruppi di studio e di ricerca su iniziativa di un ente o di una università.

In rete ho trovato un documento che raccontava brevemente di un questionario sottoposto dalla Regione Veneto ad alcuni Comuni della Regione.

Il questionario chiedeva con quale titolario
venissero classificati i documenti, proponendo poi una scelta
tra le seguenti risposte:

  1. titolario Astengo (1897);
  2. Astengo modificato;
  3. Nuovo titolario dei Comuni Italiani (2003);
  4. Altro, specificare;
  5. Non si classifica.

E’ interessante il Commento che è stato fatto in merito ai risultati del questionario.

( … ) Molti compilatori del questionario infatti, hanno trovato grande difficoltà nel determinare il tipo di titolario in uso nel loro Comune.

Talvolta la scoperta della vetustà dell’Astengo e la supposizione dell’obbligatorietà del nuovo titolario portavano ad erronee deduzioni: “Nel mio Comune non può essere in uso uno strumento che risale al 1897!” oppure “La ditta d’informatica che ha recentemente installato il programma di protocollo elettronico avrà sicuramente inserito il nuovo titolario, visto che è una ditta che opera a norma di legge”.

Spesso la risposta a questo quesito è stata lasciata in bianco, mentre non è stato facile per molti capire se il titolario Astengo utilizzato nel loro Comune fosse o meno una versione modificata rispetto al piano classificatorio originale:

“Io l’ho trovato così…”. 

In sostanza gli equivoci hanno segnalato una diffusa ignoranza delle tipologie di titolario esistenti per l’archivio dei Comuni.

Da non sottovalutare infine anche le risposte di 17 Comuni che dichiarano di usare titolari diversi, vale a dire “di produzione propria” e 18 Comuni che dichiarano di non classificare.

La scarsa consapevolezza nell’uso degli strumenti archivistici, in primis il titolario, strumento essenziale per l’organizzazione dell’archivio, e la frequente delega di queste  scelte a personale esterno all’ente, suscita fondati timori per  la sorte degli archivi comunali, spesso privi di un qualificato  presidio interno.

Ancor più delicata diventa la questione della  carenza di cultura archivistica nei Comuni nel momento in cui la gestione documentale sembra rapidamente volgere verso sistemi di archiviazione informatizzata che ancor più  necessitano dell’uso della classificazione, al contrario di
quanto talora si pensi. (…)

Facciamo un po di ordine: ecco cosa devi sapere.

Utilizzo distorto nell’applicazione della norma:

  1. la gestione documentale se attuata male implica a una gestione ridondante dei documenti non porta a nessuna razionalizzazione e nessuna semplificazione.
  2. Scarsa sicurezza in alcuni aspetti del quadro normativo:
    La mancata o limitata attuazione della gestione elettronica dei documenti è dovuta anche alla mancata soluzione dei problemi legati alla conservazione elettronica dei documenti

Soluzioni

Per ottenere una vera semplificazione occorre reingegnerizzare i processi o nel rispetto delle norme reinventare i processi amministrativi riducendo le prassi endoprocedimentali consolidate: la farraginosità di certi processi amministrativi causa una gestione documentale inefficiente e ridondante.

  1. Analisi del Flussi
  2. Almeno tra le PA comunicare con strumenti elettronici.
  3. Adottare nuove modalità per verificare l’efficienza del processo.
  4. Firma digitale solo per le comunicazioni all’esterno da parte di chi ha delega di firma.

Fasi principali di un procedimento:

  1. Fase iniziativa
  2. Fase istruttoria
  3. Fase decisoria
  4. Fase integrativa
  5. Concluso

il fascicolo – Il fascicolo può trovarsi in uno dei seguenti stati:

  • In trattazione
  • Agli atti
  • In evidenza

fasi del procedimento

E non dimenticarti mai che gli archivi di riferimento all’interno dell’ente per la trattazione dei documenti e fascicoli elettronici sono 3:

  • Archivio Corrente

  • Archivio di Deposito

  • Archivio Storico

 

Che approfondirò nei prossimi articoli, 

nel frattempo ti auguro buon cielo sereno.

Marco.

PS. Ah dimenticavo, non dimenticare a scriverti alla news letter qui sotto

 

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