Passaggio al digitale: 5 efficaci passi per preparare i tuoi collaboratori al cambiamento.

Ho registrato un’ intervista a Mario Palermo, la puoi ascoltare nel PODCAST di questo BLOG nell’episodio 2, una registrazione dove l’audio non è dei migliori ma val la pena riascoltare.

Mario dice:  << Ci sono persone oggi che mettono la cintura di sicurezza in auto perché hanno paura della multa ….  non mettono la cintura di sicurezza, altrimenti rischiano la vita. Quindi elaborano un gesto tecnico molto semplice, del quale non hanno ancora capito la filosofia della sua funzione >>

<< c’è chi mette la cintura per non prendere la multa, c’è invece la mette perché ha capito che è molto importante indossarla >>

Questo è quello che sta veramente accadendo nell’ambito dell’innovazione digitale dell’ente pubblico.

Molti dirigenti fanno dei cambiamenti solo perché spaventati da una multa o perché pressati dal legislatore.

Sai cosa penso ? Facendo cosi si perdono quel vantaggio competitivo che porta il digitale, rispetto ai vecchi modelli organizzativi ormai superati.

Mi sono accorto anche che molti fornitori di software e hardware, fanno leva, sulle scadenze normative per vendere i loro prodotti.

Niente di più sbagliato.

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Il software o l’hardware innovativo,  non sono lo scopo, ma il mezzo per operare con in un modo diverso; da soli sono solo pezzi di un puzzle.

Facciamo un esempio.

La ditta “tal dei tali s.p.a” ti propone un sistema documentale innovativo e semplice da usare. Il dirigente, o amministrazione acquista cosi un megasistema un megasoftware costato migliaia di euro.. Il dirigente è convito che, dopo la prima fase di avviamento, riuscirà :

  1. Eliminare i fascicoli dalla sua scrivania.
  2. Ricercare e trovare velocemente le sue pratiche.
  3. Tenere sotto controllo lo stato dei suoi procedimenti.
  4. Gestire i procedimenti on-line.

Bello no?

Purtroppo non è cosi semplice. La ditta “taldeitali.spa” si è dimenticata di dirgli che, chi dovrà utilizzare la procedura informatica, dovrà necessariamente cambiare le sue abitudini, adattare ciò che faceva prima, altrimenti l’investimento sarà inutile.

Vuoi una dimostrazione? Sai quante piattaforme informatiche finanziate con i progetti E-Gov sono ferme con le 4 frecce ?

Starai pensando << allora Marco che facciamo? Non facciamo nulla? 

No. Semplicemente, prima di acquistare una procedura sofware sarebbe opportuno lavorare su queste tre cose:

  1. Sul team –  Attraverso una verifica di come si sta operando.
  2. Sulla pianificazione.  Redigere un piano esecutivo.
  3. Un  modello organizzativo. Un organizzazione snella  che si adatti meglio alla gestione digitale.

A tale proposito ti do delle dritte su un metodo in 5 punti, da me creato e sperimentato da un Direttore Generale di un ente pubblico siciliano dando ottimi risultati.

La radice di questo metodo sta in questa citazione di Milton e Rose Friedman, in Liberi di scegliere, (1980)

<< Più burocratica è un’organizzazione, più grande è la misura in cui il lavoro inutile tende a rimpiazzare il lavoro utile. >> 

Ecco in breve,  i 5 passi:

1 Osserva. Fai un elenco a due colonne di tutte quelle attività del tuo ufficio che risultano: (colonna1) ridondanti  , (colonna 2) migliorabili.

2 Trova. Identifica almeno tre punti di miglioramento e scegli quello che ha più impatto ed è facilmente applicabile da subito.

3 Crea una squadra. Organizza piccoli incontri con i tuoi collaboratori, confrontati e scrivi con loro le nuove regole operative. (Verifica che stiano “dentro la norma” perché   innovare porta dentro di se’ un po’ di rischio.)

4 Focus sullo scopo. Parlate dei perché, tra questi verificate che ci sia un motivo che vi aiuti a lavorare meglio.  ( Tra gli obiettivi se c’è solo il motivo dell’adempimento di legge non fatelo o limitatevi all’essenziale )

5 Pianifica e agisci. Scrivi sul calendario la data di inizio quella di fine per verificare i risultati attesi e parti subito, agisci.

Mi auguro che queste informazioni ti siano d’aiuto, se vuoi informazioni più estese su questo metodo, scrivimi pure o seguimi sarà argomento di futuri post.

Buon cielo sereno .

Marco

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