Archivi digitali a rischio e non è vero che si è sempre fatto cosi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ho conosciuto impiegati pubblici molto attenti ai documenti storici, che conservano con gran cura libri di grande valenza storiografica.

Ricordo come fosse ieri, con quale cura, il direttore del museo di un piccolo comune siciliano, mi fece vedere un vecchio registro di protocollo, ben conservato, scritto a mano con una bellissima calligrafia.

Mi disse: << questi documenti vanno tenuti al fresco e all’asciutto cercando di evitare l’esposizione alla luce >>

<<I registri erano cose serie>> mi disse! << Spesso gestiti dagli archivisti seri >>.

 

I registri e documenti inportanti erano fatti di una speciale carta che resisteva all’umidità, al tempo ed alla luce.

 

Tempo fa la figura dell’archivista era considerata, mi dice, colui che conserva la memoria.

Allora mi sovviene una domanda.

 

Oggi abbiamo le stesse attenzioni di una volta?

In realtà ho delle perplessità in merito.

 

Oggi dovremmo rivalutare la figura dell’archivista, anzi dovremmo chiamarlo ” il Record Manager” visto che avrebbe a che fare sia con i documenti informatici, che con con i bit di un Database.

Si proprio cosi!

Sarebbe molto inportante che in tutta la Pubblica Amministrazione, anche la più piccola come il Comune,  vi sia un Record Manager

Purtroppo c’è molta leggerezza oggi, soprattutto nei confronti dei piccoli Comuni Italiani.

Spero che questo post venga letto da chi legifera, in modo che possa provvedere a nuove assunzioni di specialisti nella Pubblica Amministrazione.

Tutti in fondo ci sentiamo dei Record Manager quando dal taschino tiriamo fuori la nostra bella Pen Drive, ma non è lo strumento che fa di un Rercord Manager l’uomo della gestione della Memoria.

Ah a proposito, non dirmi che anche tu fai il Backup sulla Pen Drive! 

( ti invito a leggere questo articolo

http://informaticapubblica.com/storia-di-una-pen-drive-che-salvo-un-dirigente/ )

Ma cosa si richia a non tenere in orndine gli Archivi?

Il rischio è quello di perdere la memoria!

La memoria, ha sempre rivestito un ruolo di primaria importanza nello sviluppo, nel progresso delle civiltà.

Il mancato riallacciarsi alla memoria storica ci conduce irrimediabilmente verso un futuro che rischia di essere  una società corrotta e senza basi del progredire.

E tu che ne pensi?

In parole più semplici, la mia tesi è che ci vorrebbe un archivista digitale in ogni Pubblica Amministrazione.

Sicuramente starai pensando: << Ma già esiste il responsabile del protocollo e dei documenti informatici in ogni Ente Pubblico>>.

A questo punto potrei risponderti che non basta aver assegnato un compito per acquisire le capacità e le compentenza per far bene il Record Manager.

Questo lo scrivo perchè, lavorando all’interno della Pubblica Amministrazione, mi accorgo, che spesso la gestione degli archivi è schizzofrenica. Lasciata allo sbando.

Gli archivi? Ma Cosa sono? Eccone una definizione poco tecnica ma efficace.

L’archivio è una istituzione di pubblica fede da cui dipende la nostra democrazia. Permette alla gente di ispezionare la documentazione di ciò che il governo ha fatto. Mette i funzionari e le istituzioni in grado di rivedere le proprie azioni e aiuta i cittadini ad assegnare le responsabilità a coloro a cui esse appartengono.

 

Il vero problema oggi degli Archivi nella Pubblica Amministrazione è 

La promiscuità tra documento cartaceo e digitale

di consegiuenza anche tra fascicoli e “cartelle windows” lasciate sul desktop come fossero funghi.

Intanto le norme ci sono ma sono complicate da attuare, come ad esempio l’art.41 del Cad 

Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento.

<< Le regole per la costituzione, l’identificazione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa >>

  • DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 67 comma
  • Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

Come si gestiscono i documenti amministrativi di una Pubblica Amministrazione? Digitale e carta si mischiano e la normativa lo dismostra.

Ecco 

Art. 43 comma 3 del Codice dell’amministrazione digitale

<< I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.>>

 

“Possono essere archiviati in modo cartaceo, conservati con modalità digitale!” 

Siamo sicuri di aver letto bene? Si proprio cosi!

Cosa occorre fare? 

Occorre continuare con la formazione e l’applicazione ed aver il coraggio di cambiare e smetterla di dire sempre “MA NOI ABBIAMO FATTO SEMPRE COSI”

Buon cielo sereno e tenete d’occhio gli archivi.

Marco La Diega

 

 

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