Tre virus non informatici che bloccano la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

E’ inutile prenderci in giro. Puoi avere il meglio di ogni elemento:

  • Connettività velocissima in fibra,
  • Personal computer potentissimi,
  • Software super innovativi,
  • Regolamenti sul digitale  aggiornatissimi, 
  • Sistemi si di sicurezza cybernetica ultra efficienti.

 

 Se il tuo ente non lavora in  qualità,

  tutto questo non serve.

Sicuramente stai pensando << Che novità! Lo sappiamo già! >>

Infatti tutti lo sanno che il problema degli Enti Pubblici in Italia, soprattutto i piccoli e medi Comuni Italiani (per fortuna non tutti), soffrono di tre VIRUS che mandano all’aria l’obiettivo della Semplificazione ed efficienza. 

No non parlo di virus informatici, ma di virus comportamentali:

Ecco qui di seguito un piccolo elenco di questi VIRUS.

  1. Archivio in disordine.
  2. Confusione dei ruoli.
  3. Attivismo senza strategia.

A) ARCHIVIO IN DISORDINE

Perché parlo di archivio in disordine?

Documenti digitali e documenti cartecei giocano a nascondino in una Pubblica Amministrazione che non è organizzata.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale,  d’altronde, concepisce, purtroppo, anche articoli controversi come l’articolo 43 comma 3 del CAD che cito testualmente .

“I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

Vorrei soffermarmi sulle parole possono archiviare cartaceamente (non dice devono) poi utilizza il verbo “archiviare” ed infine il verbo devono “conservare” in digitale.

In poche parole la normativa consente l’uso promiscuo della carta e digitale oltre al fatto che molti non si soffermano sulla differenza tra “archiviare” e “conservare”.

Il primo (Archiviare) si riferisce all’attività di “selezionare”, fascicolare per un uso di “archivio corrente”

per il secondo termine (Conservare) il legislatore intende la conservazione di deposito, quella che va fatta al termine di ogni affare o all’inizio di ogni anno solare.

Come la mettiamo allora? 

Sappiamo benissimo che la gestione documentale e dell’archivio sono la base per far funzionare bene  l’azione amministrativa e di governo di un Istituzione Pubblica.

La gestione documentale, la sua selezione e conservazione è sempre stato un problema per i nostri Enti Pubblici, 

A dirlo non sono io ma se riesci a leggere la Circolare Astengo, ti renderai subito conto, che è un problema titanico che ci portiamo dietro dai primi del 900. Scrissi qui un articolo qualche mese fa, lo trovi qui.

Passato e futuro si incontrano: Una circolare del Regno D’Italia del 1897 come base per classificare gli archivi documentali.

Ad oggi molte Pubbliche Amministrazioni fanno fatica a selezione i propri documenti e pratiche secondo il titolario di classificazione che, a mio avviso, spesso risulta essere quello standard di prima installazione contenuto dentro il software di protocollo informatico in uso.

Come risolvere il problema? Su cosa bisogna lavorare?

Come risolvere 

IL PROBLEMA DELL’ ARCHIVIO IN DISORDINE

  1. Selezionare, selezionare, selezionare. 
  2. Classificazione le pratiche partendo dai procedimenti più ricorrenti.
  3. Distinguere ed eliminare i documenti non necessari (copie)

 

B) CONFUSIONE NEI RUOLI

La confusione va a braccetto con la disorganizzazione. Avere e mantenere un desktop ordinato, permette di evitare inutili duplicati, o eliminazione maldestra di documenti informatici importanti.

Sarebbe inoltre opportuno  analizzare quelle che sono le cause che producono promiscuità tra documenti di Carta e documenti Digitali. Separa e gestisci tutto in modalità mista. Ci saranno procedimenti completamente digitali altri invece completamente cartacei.

In questo caso dunque sarebbe ottimo Fissare degli standard  di ordine e pulizia sie dei tuoi archivi cartacei che digitali per mantenere i risultati ottenuti,

C) ATTIVISMO SENZA STRATEGIA (oppure blocco totale)

Molte volte a causa della “confusione” si arriva ad una gestione senza un progetto strategico sul Digitale. 

Serve un piano d’azione concreto. 

Ecco che mantenere costanza nella cura dell’ordine del proprio ufficio o settore diventa fondamentale. a QUESTO DEVONO SERVIRE I SISTEMI INFORMATIVI, i software le procedure digitali tuttavia se non si parte da una filosofia operativa, come già detto, il digitale diventa ostacolo e non un aiuto.

Una persona riesce a dare il meglio di sé quando ogni singola parte del proprio gruppo lavorativo proceda bene senza che lui debba assicurarsi in ogni momento che sia così. Quando camminiamo non pensiamo a come farlo, ma lo facciamo e basta, perché le gambe sanno già cosa fare e come farlo al meglio.

Un’ Ente dovrebbe funzionare esattamente nello stesso modo: quando una cosa funziona bene, non serve pensarci.

 

 

 

 

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