1000 giorni di fattura elettronica

Abbiamo appena superato i 1000 giorni che ci separano dal 31 marzo 2015, giorno in cui è entrata in vigore la fatturazione elettronica tra la Pubblica Amministrazione e gli operatori che trattano con essa la fornitura di beni e servizi.

E’ l’occasione per approfondire in parole semplici l’aspetto informatico di questa implementazione, al fine accrescere la cultura digitale, acquisire maggiore conoscenza sugli aspetti positivi, spesso nascosti, della sua applicazione.

Cercherò di analizzare cosa è successo per capire come gestirla al meglio, perchè, nonostante siano passati tanti giorni dalla sua implementazione, ancora oggi si fa confusione tra “documento elettronico” e copia per immagine digitale.

Tra le altre cose, com’è noto,  la fattura elettronica sarà obbligatoria dal primo Gennaio 2019 anche tra le aziende e professionisti, per cui continua ad essere un argomento da approfondire rendere ancora di più facile comprensione.

Gestire questo nuovo modello operativo è stato e lo è ancora una sfida, non solo per gli operatori della Pubblica Amministrazione, ma anche per le aziende e professionisti che devono emettere fattura

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Il caos dei primi giorni

Ricordo ancora nel maggio del 2015 quando mi trovavo in un Comune al bar a prendere un buon caffè durante una pausa ad un corso di formazione, che mi vedeva coinvolto come relatore.

Erano circa le 11:00 e accanto a me c’era tanta gente tra cui molti operatori pubblici. Il tema del convegno era sull’ innovazione della Pubblica Amministrazione e si era fatto cenno sulla fatturazione elettronica come elemento importante di evoluzione.

Eravamo all’inizio della sua implementazione, erano passati solo 2 mesi dal suo utilizzo.

La cosa che mi ha colpito molto è stata quella di ascoltare con le mie orecchie i problemi reali e concreti che stavano succedendo all’interno del comune.

Era simpatico ascoltare i commenti. Fatture elettroniche che come fantasmi sparivano e poi ri-apparivano, alcuni che lanciando delle stampe realizzavano da un solo documento 25 pagine di geroglifici, fatture  accettate in automatico dal sistema di interscambio, ma mai pervenute al dirigente.

È stato veramente un caos per molti,  adesso, per fortuna,  non è più così, i sistemi informatici si sono evoluti e sono cresciute le competenze.

 

Cerchiamo di capire meglio gli aspetti concreti a molti sconosciuti.

Si vuole quindi fare ancora maggiore chiarezza sull’ utilità di questa fattura elettronica.

Cosa dobbiamo aspettarci da questa innovazione in concreto? E’ concretamente utile?

In poche parole in questo articolo si vuole alzare il livello di consapevolezza e di conoscenza informatica e fare luce su obiettivo reale di questa innovazione.

Prima dell’introduzione della fattura elettronica se io dovevo produrre un documento di carta grazie alla mia stampante ed al mio software di fatturazione e poi semplicemente inviarlo all’indirizzo dell’Ente, oggi invece per gestirla in modo corretto devo prendere confidenza con la firma digitale, con sistema di interscambio, con la PEC e gestire sia il formato XML che P7Z.

Chiariamoci un po’ le idee..

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Il formato XML

Iniziamo subito la differenza tra PDF e XML.

Il famoso è più utilizzato formato PDF ci dà la possibilità di poterci scambiare “documenti per immagine” e avere la giusta certezza che ci sia una compatibilità e intelligibilità  da qualsiasi terminale che sia PC, che sia portatile, che sia un tablet di qualsiasi sistema operativo.

L’acronimo PDF significa, infatti,  Portable Document Format.

L’acronimo XML, invece, è  “eXtensible Markup Language”. in parole povere è formato che garantisce un interscambio di dati tra sistemi e procedure informatiche che non dialogano per scambiandosi documenti ma dati.

In altre parole è possibile trasferire da un database alcune informazioni standardizzate da un PC la macchina all’altra macchina con la certezza di non perdere nessun dato e di poter estrapolare maniera facile tutto suo contenuto per essere utilizzato velocemente.

Voglio essere ancora più semplice nello spiegare questo concetto, per farlo dobbiamo immaginare un foglio Excel, dove è possibile in maniera semplice e immediata interrogare ed estrapolare  velocemente parte o tutte le informazioni ad esso contenute.

Attività quasi impossibile o comunque molto più complicata se fatta su un file PDF da parte di un software.

Il formato XML della fattura elettronica, quindi,  è molto adatto nell’interscambio sistemi informatici  e NON ADATTO per essere trasformato in carta.

La normativa che regola le fatture è sempre la stessa (ci sono stati pochissimi cambiamenti), a cambiare è stato il tipo di processo e non il procedimento amministrativo. ( Ne parlo in maniera più approfondita nel mio libro The Switcher)

 

Le nuove regole che accompagnano la fatturazione elettronica richiedono la protocollazione della fattura, la sua gestione attraverso una accettazione o un diniego elettronico e la sua conservazione, tutte attività nuove per l’impiegato pubblico.

Quando si riceve una fattura, va ormai protocollata, attività che prima non era obbligatoria  perché la sua la sua registrazione contabile bastava alla sua sua efficacia.  

Tra le aziende sta già cambiando qualcosa.

Alcune società, inviano le fatture in doppio formato ai propri clienti, XML e PDF, nello specifico l’emittente inoltra la fattura in formato Pdf associato ad un documento in formato elettronico strutturato XML.

Questo consente a chi lo riceve, di decidere in quale formato trattarla, magari cogliendo l’occasione per adeguarsi a sua volta alla fatturazione elettronica.

 

Qual è il vantaggio di oggi rispetto a ieri?

Ce ne sono tantissimi, come anche, la non banale ricerca della fattura per numero di protocollo in modo semplice cosa che prima era quasi impossibile.

Ma il vero “superpotere“ della fattura elettronica non è operativo ma è nella sua natura!

La fattura elettronica inserita in un sistema di gestione informatizzato potrebbe stupirti e voglio dimostrarlo con questo esempio concreto.

Di seguito ti esporrò un esempio di utilizzo della fattura elettronica per fare un controllo di gestione.

Siamo nel Gennaio 2017, mi trovo a fare affiancamento ad un dirigente alle prese con la gestione dei pagamenti delle fatture di fornitura di energia elettrica.

Mi è successo di dover controllare tutti i punti di prelievo dei contatori elettrici di un grande comune oltre 150 POD (punti di prelievo, contatori elettrici).

Era necessario controllare anche i consumi per centri di costo scuole sedi comunali eccetera. Fare questa attività significava controllare oltre 1500 fatture ricevute dal fornitore per verificare le utenze fornite e i kilowatt fatturati per ogni punto di prelievo.

Se avessimo gestito il problema utilizzando el stampe di ogni fattura avremmo avuto a che fare con oltre 10000 pagine da verificare con un impegno non indifferente di tempo e risorse.

La soluzione è venuta dalla mia proposta di effettuare i controlli in ambiente completamente digitale; è bastato a farmi dare i file XML fattura elettronica di tutte le forniture di energia elettrica per l’anno 2016 , importare questi dati questi file all’interno di un software creato ad hoc, per ottenere un database di informazioni che ci ha permesso di  mappare su Google Maps i punti di prelievo e lo storico consumi per ogni contatore.

E’ bastato verificare che per ogni fattura elettronica era indicato l’indirizzo dei punti di prelievo ed estrapolare i campi della fattura che contenevano le informazioni sui kilowatt consumati. Grazie sempre a queste fatture elettroniche è stato facile in tempo reale interrogare il nostro sistema verificare anomalie di consumi che prima erano stati controllati.

Questo è un fatto concreto di come le fatture XML, se viste come contenitore di dati certi, di dati tabellari, questi possono essere messi a sistema, inseriti in un processo digitale e  posso semplificare la vita a tutti, migliorare la nostra gestione in termini di tempo e di correttezza del dato.

Questa attività ha portato l’Ente ad evidenziare errori di fatturazione da parte del fornitore che sono stati conteggiati e richiesti al fornitore per un risparmio complessivo di oltre 80.000 euro.

 

Dove stai mandando cosa ci aspetta in futuro?

In futuro, la fattura pian piano sparirà e verrà sostituito da informazioni digitali che passeranno da un sistema all’altro senza stampare nessun documento ma mandando delle informazioni sicure, certe e digitali da un sistema all’altro.

 

Non ci saranno più persone che faranno Data Entry ma saranno sistemi intelligenti che attraverso la cooperazione applicativa e sfruttando l’intelligenza artificiale.

L’unica cosa che dovremmo fare cercando di fare attenzione sarà quella di non delegare mai alle macchine le scelte che dovranno essere solo nostre.

A proposito di questo Stephen Hawking ha le idee chiare.

Nel 2017, infatti, 400 studiosi di tutto il pianeta, hanno sottoscritto una lettera pubblicata sul sito del Future of Life Institute dove si denuncia l’imminente pericolo, e lo spreco per l’umanità, legato ai progressi dell’intelligenza artificiale.  

Con queste parole: «Si tratta di sistemi che devono dire e fare quello che decide l’uomo, e non il contrario. Altrimenti i risultati possono diventare molto più rischiosi dei benefici».

Ci sarebbero tante altre cose da dire sulla fattura elettronica, sugli  standard europei,  quando tra privati aziende si fatturerà anche nella stessa modalità, forse tanti commercialisti o operatori potranno fare a meno di tante persone che caricano manualmente le voci di una fattura.

Forse potremmo parlare di un inventario beni che si aggiorna da solo, leggendo le voci di spesa contenute all’interno della fattura.

Oggi concludo così il mio primo articolo in questo prezioso giornale e vi saluto invitandovi a scrivere alla redazione se avete il piacere di suggerire il prossimo argomento di “informatica pubblica” da affrontare.

 

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